赤いポストと青いポスト

前回、プロフィールとアカウントでしたっけ、その分かってるようで分かってないその定義のお話してくれましたよね。プロフィールが家で、アカウントが人っていう風に考えておくと迷わないよっていう。

で、今回Gmailって言いますけど、僕らもう使いこなしてますよね。

まあもう毎日使ってますからね。マスターしちゃってますよね。

多くの、あの、利用シーンでプライベートと仕事で分けるとかよくされていると思うんです。そのGmail、そもそもプライベートと仕事用分ける必要ってありますか？って、考えたことありますか？

分ける必要があると思ってる、はい。

これ、YouTubeをやってる人とか配信者側はちゃんとアカウントを分けておいた方がいいんですけれども、単純に仕事とプライベート分けたいのっていうような、なんとなくで分けている人は、実は1つにまとめた方が簡単だよっていうお話なんです。

プロフィールとかアカウントを作りたいんじゃなくて、メールアドレスを作りたかったっていう部分が多いので、じゃあそれGmailの、アカウント1つでやってしまいましょうっていうことなんですよ。

こういう風に作ってしまうと、その作ったアドレス1つ1つがメイン扱いになるんですよ。じゃここで、プライベートと仕事用をなぜ分けたかったのかって考えた時に。

あの、仕事とプライベート混ぜたくないからですね。

これ明確に言葉で表現すると、使っているメールアドレスの文字列を相手に見せたい、見せたくないかがあるってことですよね。シンプルに言うと。

で、じゃあそれ何っていうところが表現、言葉で言うとエイリアス機能っていうお話になるんだけれども。今作っているGmailのアドレスに@の前に+をつけて何か文字を入力する。そうすると新しいアドレスが付与されたよみたいな感じになりますと。

あ、なるほど。なんかアドレスで言うところのメインのドメインと、その後ろに何かサブドメインを付けてみたいな。

すいません、あの。素人なもので、えっとエイリアスはGmailの中にある機能なんでございましょうか？

そうです、そうです。Gmailの1つの機能、必殺技みたいなものなんですけれども。

このエイリアスっていう部分、実はエイリアスは設定いらないんです。メールアドレスでこれで受信したいですよっていう時に相手に伝えますよね。メインのアドレスが例えばabc@gmail.comだった場合に、もうそれを使いたいと思った瞬間にabc+work@gmail.com、あ、このメールアドレスに送ってくださいとか。

勝手に自分でっち上げていいんだ。

そうなんです。勝手にでっち上げていいんです。仕組みとして機械から見た時には+アドレスが付いていても全部abc@gmail.comなんです。

じゃなんか初期設定が必要なわけじゃないんですね。

そうです。これはしなくてもいいんですけれども、あの、ゆうきさんの場合はこれをした方が実はメリットがあるんです。メールアドレスって送信した時に相手の受信ボックスに名前が表示されると思うんですね。もしこの名前が何も設定していない場合は登録しているメールアドレスが表示されるんです。

ここの名前を意図的に変更したい場合は設定が必要になるっていうことです。自分はこういうもんなんですっていう名刺を一緒に添えて送る感じですね。

その設定はGmailの画面を開いた時に右上にギアのマークがあるんですね。これを押すと、あの、クイック設定の少し下に「すべての設定を表示」というものがあります。設定の項目の中に「アカウントとインポート」という項目があるんですね。

名前って書いてあるところの下に「他のメールアドレスを追加」っていう画面があって、名前とメールアドレスを入力するっていう欄があるので、その名前の欄に何か内容を入れると相手に表示される名前。メールアドレスのところは自分のGmailに+であと何か文字列を入れると。で、これでエイリアスとして扱いますっていうところにチェックを入れて次のステップを押すと、もうそれでアドレスが作れてしまいます。

アドレスが作れるというよりかは、このプラスアドレスの名前を使った時に差し出し人として名前を設定しましたよっていうことになりますと。

これはさっきおっしゃってたように新しいアドレスを作ったというよりは、まラベル付けですよね。ポストを新しく作ったってことなんですね。

機械から見れば+がついていようがついてなかろうが同じメールアドレスとして処理されるんです。でも人間からすると+の文字列がついてる事によって別のアドレスのように見えるんです。まずここが肝になるんですね。

これは言わば自作のポストに、なんか赤いポストと青いポストを置いて、赤はプライベート用の郵便を届けてねと。青はお仕事用の郵便を届けてね。こういう風に郵便屋さんに「お願いをする」こんなイメージでOKなんです。

で、この時にメインのアドレスがメインで動いてますってなっちゃうと、お仕事してる相手がとても気持ち悪い男性だったとしましょう。その時に、あ、この子+アドレス使ってるってなった時に、じゃあその+アドレスを外せばプライベートのアドレスも分かっちゃうよね。多くの人はここが嫌なんですよね。

俺それ思ったんすよ。だから+つけても元がバレちゃうからそれじゃなんかあんま意味ないかなって。これってなんか解決策があるんですか？

そういうことなんです。で、このGmailアドレスを作る時に、そもそものそのメインのアドレスを捨てのアドレスとして登録するんです。

例えばABC@gmail.com、これがそもそも捨てアドレスなんです。ABC+ワークでやり取りしてて、+ワークを削られてプライベートのアドレスが分かるとか、そうなったとしても、そもそもそのABCgmail.comっていうのは捨てで動かしているので大して問題にならないってことなんです。

僕もこの話を聞く前にこのエイリアス機能ってのはもうすでに実は使ってたんですけれども、メインに使っちゃってるから、もうその後ろに付く+何つけようと、送られる側としたら、あ、このメインアドレスこれなんだなってバレちゃう。メインの+の後につけるエイリアスの使い方を気をつけて、エイリアスの1つをメインアドレスとして使えば、プライバシーもしっかり確保したそういう運用ができるっていうことなんですね。

エイリアスをいくつか作ったとすると、自分の方に届くGmailのところには、例えばエイリアスが3つありますってなった場合に、全部そのエイリアスのメールは1つのフォルダに入ってくんですか？

入ってきます。一緒に格納されるんです。それを、どの+アドレスから受け取ったかっていうのを意図的に分ける機能っていうのが「フィルタとブロック中のアドレス」という項目になります。

ここでフィルターの条件を付けていくんですけど、「新しいフィルターを作成」っていうところがあるんですね。ここであの、toのところに先ほど作った+のアドレスを入れてあげるんです。そうするとこのフィルターの設定は、この+のエイリアスメールで受信した場合はっていうルールになるんです。

で、この名前をつけた状態でフィルタを作成っていうのを押します。ここで上から4つ目、「ラベルを付ける」ってとこですね。新しいラベルでその目的に合わせた名前を付けておく。一番下の「0件の一致するスレッドにもフィルタを適用する」を押しておいた上で右下の「フィルタを作成」。こうすることで次回からはもう自動的にこのフィルターのラベルが付いた状態で分類ができます。

そうすると受信も分けられるし、送信も分けられる。つまりメールアドレス、Googleアカウントは同じ状態でメールアドレスの意図として分類して扱うことができますよってことになります。

じゃあおさらいをすると、送る先の人との見方を変えるために「アカウントとインポート」でどんなエイリアスを作るか名前を設定する、もう半分は、自分がそのエイリアスで受け取った時にどのラベルで設定するかを「フィルタとブロック中のアドレス」からtoの中にそのアドレスでっていうフィルタを作っていく。そういう2つやるとよいってことですかね？

もう完全に切り分けることができますよっていうことです。

さっきアカウントとインポートって表示されるって僕のは、アカウントっていうのだけ表示されて。

これは、あの、よしさんのがGoogleワークスペースだからです。GmailとGoogleワークスペースは別管理になるので、設定方法が違うんですね。

ワークスペースの場合はこのエイリアスメールを使わなくても全く違う文字列でメールアドレスを持つことができます。なぜなら@の後ろの文字列がgmail.comじゃないんですよ。自分の独自ドメインになるので、そこはもう自由にできますと。その時に作ったメールアドレスがアカウントの機能を持つのかメールアドレスの機能だけになるのかっていうところで課金体制が変わるんですね。

Googleワークスペースで別アドレスを作ったアドレス群っていうのはそれらはもうエイリアスと違って違うアドレスとして判別されるってことなんですか？

完全に独立したメールとして扱われるんですけれど、機能としてはこのエイリアスメールの考え方と同じなんです。

Googleワークスペースを使ってない僕みたいなユーザーはエイリアスで対処すれば良い。よしさんみたいにワークスペースを使ってる人はそもそもに別アドレスを@前変える形で追加していけば良いということですね。

これね、よくあるのがエイリアスメールを作りまくって受信メールがいっぱいに溢れてしまう。こんなことが起きた時に、おそらく使いにくくなってしまうと思うんですね。

今日はGmailのエイリアス機能知れましたね。これがあるとGmailの活用の幅がだいぶ広がるというか、整理がつくんだろうなみたいなことが見えてきた感じがしました。

できるだけ触っていくっていうことが重要になるので、未だにアカウント切り替えてメールぽちぽちやってたりしたら、それはちょっと大変なんで。ぜひエイリアスメールを使ってまとめてみてはいかがでしょうか？